Cách viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh [Kèm theo mẫu]

Quá trình tìm kiếm một công việc phù hợp không phải dễ dàng. Sẽ không ít lần bạn phỏng vấn thành công nhưng vì một hay nhiều lý do nào đó bắt buộc bạn không thể nhận công việc đã trúng tuyển. Đừng im lặng với nhà tuyển dụng, nhất là các công ty nước ngoài.

Nếu bạn là một ứng viên chuyên nghiệp và muốn tạo thiện cảm cho các doanh nghiệp, hãy gửi cho họ một email từ chối. Đừng lo lắng nếu bạn không biết viết thế nào, tham khảo ngay cách viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp dưới đây!

Mục lục

Tại sao phải viết thư từ chối nhận việc cho nhà tuyển dụng?

Nếu bạn từ chối vì đã tìm được cơ hội mới hấp dẫn hơn, hoặc cảm thấy môi trường làm việc, mức lương tại công ty không phù hợp với năng lực bản thân. Hãy từ chối nhận việc một cách lịch sự để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ít trong vòng 24h sau khi nhận được thư mời thử việc (Offer letter). 

Một email từ chối nhận việc bằng tiếng Anh không chỉ thể hiện bạn là người lịch sự, chuyên nghiệp mà còn có nhiều lợi ích khác:

  • Nếu bạn không gửi thư từ chối, nhà tuyển dụng có thể đưa bạn và blacklist và bạn không bao giờ có cơ hội được tuyển dụng trong tương lai.
  • Với thư từ chối bằng tiếng Anh lịch sự, nhà tuyển dụng có thể đưa ra một vài thỏa thuận về mức lương nếu thật sự họ cần bạn cho vị trí đó.
  • Thư từ chối nhận việc giúp công ty có kế hoạch cho một ứng viên khác.
  • Từ chối lịch sự giúp bạn có cơ hội gặp lại trong tương lai.

Cách viết thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp nhất

Để viết một thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh, bạn không thể viết tiếng Việt, sau đó dùng các công cụ dịch thuật là xong. Bạn nên bỏ ra một chút thời gian để tìm hiểu, hãy chuyên nghiệp như cái cách mà bạn đã nộp CV và phỏng vấn vậy. 

Để tạo ấn tượng tốt, trong thư từ chối bạn nên đề cập đến các nội dung sau đây:

  1. Thông tin liên lạc với bạn khi cần thiết để nhà tuyển dụng nhớ đến bạn rõ ràng hơn;
  2. Gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng đã dành thời gian phỏng vấn và cho họ thấy bạn trân trọng họ khi nhận được thư mời làm việc.
  3. Trình bày lý do ngắn gọn, súc tích, tránh chê bai doanh nghiệp
  4. Đề bạt 1 ứng viên khác nếu có để tạo thiện chí.

Cấu trúc của một bức thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh

Phần 1: Tiêu đề thư

Ở phần tiêu đề thư (email) chính là Họ tên ứng viên - Vị trí công việc được mời.

Lưu ý thời gian gửi thư tối đa là 24h sau khi nhận được thư mời nhận việc từ doanh nghiệp. Khi bạn đã quyết định từ chối công việc, hãy gửi mail sớm nhất để họ có thời gian thay thế nhân sự mới. Càng chậm trễ sẽ càng gây mất thiện cảm, đồng thời sẽ giảm đi cơ hội hợp tác trong tương lai. 

Thử tưởng tưởng một ngày nào đó khi bạn muốn nộp đơn cho vị trí mới ở công ty thì nhà tuyển dụng còn đủ tin tưởng không?

Phần 2: Lời chào

Đầu thư, bạn giới thiệu tên tuổi, địa chỉ; tên công ty, địa chỉ công ty và tên người tuyển dụng. 

Dear Mr./Ms. [tên người tuyển dụng]

Phần 3: Lời cảm ơn - Thank You

Bày tỏ sự biết ơn vì đã dành cơ hội và thời gian phỏng vấn cho bạn. Hãy đánh giá cao thời gian và công sức của phía nhà tuyển dụng. Bạn có thể viết như sau:

Thank you very much for offering me the role/ opportunity of [vị trí được nhận việc] with [tên công ty]. I appreciate the offer and your interest in hiring me. 

Cảm ơn anh chị rất nhiều vì đã cho tôi cơ hội làm việc tại vị trí…. của công ty…. Tôi đánh giá cao lời đề nghị và sự quan tâm trong việc tuyển dụng tôi.

Phần 4: Lời từ chối

Thẳng thắn đi vào trọng tâm, thông báo cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn không thể nhận việc tại vị trí này và bày tỏ sự tiếc nuối. Bạn không cần phải nói quá chi tiết về lý do từ chối họ. Điều này sẽ khến nhà tuyển dụng hiểu nhầm rằng bạn đang hạ thấp họ đấy. 

Bạn có thể trình bày đơn giản như sau:

Though it was a difficult decision, I have accepted a position with another company that is a good
match for my current professional goal.

Mặc dù đây là một quyết định khó khăn nhưng tôi đã chấp nhận vị trí này với một công ty khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của tôi.

Phần 5: Đề xuất ứng viên thích hợp - lời kết

Nếu có thể, hãy tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng bằng cách đề xuất một ứng ciên khác cho vị trí họ đang tìm kiếm. Nhưng bạn phải tìm hiểu kỹ trước khi giới thiệu để không làm mất thời gian của 2 bên. 

Cuối cùng, hãy 1 lần nữa bày tỏ sự cảm kích của bạn về Offer letter nhận được và để lại thông tin liên lạc cho nhà tuyển dụng và ký tên. 

Ví dụ:

Again, I do appreciate both the offer of employment and your consideration. Thank you for such a pleasant interviewing experience.

I hope that we will have another opportunity to work for you in the future. Wish you all health, success and happiness.

Một lần nữa tôi đánh giá cao lời mời nhận việc và sự xem xét của anh/chị. Cám ơn rất nhiều vì trải nghiệm phỏng vấn thú vị này. 

Tôi hy vọng chúng ta sẽ có cơ hội làm việc với nhau trong tương lai. Chúc anh/chị sức khỏe, thành công và hạnh phúc.

Gợi ý một số mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh thông dụng

Nếu bạn không có thời gian để suy nghĩ và viết một email từ chối offer letter, hãy tham khảo ngay một số mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh dưới đây:

Thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh không có lý do

Tiêu đề mail: [Vị trí được nhận] – [tên của bạn]

Dear Mr. [LastName],

Thank you so much for sending along this offer letter regarding the HR Specialist role for which I recently interviewed. I sincerely appreciate you extending the offer and your interest in hiring me.

It was a difficult decision, but I will not be accepting the position.

I would, again, like to express my gratitude for the offer and my regrets that it did not work out. You have my best wishes in finding a suitable candidate for the position. I wish you and the company well in all future endeavors.

Best regards,

Lan

(+84) 9123 456

nguyenlan123@gmail.com

Mẫu thư từ chối nhận việc bằng tiếng Anh có lý do

Tiêu đề mail: [Vị trí được nhận] – [tên của bạn]

Dear Mr. [LastName],

Thank you very much for offering me the opportunity to work at ABCD Company. I appreciate the time you spent meeting with me to discuss the job.

As you may remember from our last conversation, I was just accepted into a graduate degree program, and have since decided to move forward with my education this coming fall. Because of this, I am sorry to say that I will have to decline your generous offer.

I want to reiterate that I truly appreciate the offer, and regret that I will not be able to join the company at this time. Thank you again for your time.

Sincerely, 

Tram

(+84) 913 xxx xxx